Genellikle önemli bir işin veya projenin içinde çok fazla acil görev bulunmaz. Bu durum önceliklerimizi karıştırabilir. Neyse ki önemli ve acil işleri birbirinden ayırmak için uzun zamandır kullanılan bir yöntem vardır.
Bu yöntem adını Amerika Birleşik Devletleri’nin en tanınmış başkanlarından Dwight D. Eisenhower’dan alır. Eisenhower Matrisi olarak bilinen yöntem, önceliklerinizi belirlemenize ve o anda gerçekten hangi işlerle ilgilenmeniz gerektiğini görmenize yardımcı olur.
Eisenhower Matrisi nedir?
Eisenhower, başkan seçilmeden önce İkinci Dünya Savaşı sırasında beş yıldızlı general olarak görev yaptı. Daha sonra 1953 ile 1961 yılları arasında iki dönem ABD başkanlığı yaptı.
Savaş sırasında Müttefik kuvvetlerin zaferinde önemli bir rol üstlendi. Başkanlığı döneminde NASA’nın kurulmasını, ABD eyaletler arası otoyol sisteminin geliştirilmesini ve yeni medeni haklar düzenlemelerini yönetti. Aynı zamanda Kore çatışmasının ve Soğuk Savaş’ın yarattığı zorlu süreçlerde ülkeyi yönetti.
Eisenhower böylesine karmaşık bir çalışma programını yönetmek için görevlerini ve kendisinden beklenen işleri ayırmasına yardımcı olan bir sistem geliştirdi. Bu sistem sayesinde en önemli konuları belirledi ve bu konular için hangi işlere öncelik vermesi gerektiğini gördü.
Aynı sistem, daha az önemli işleri de ayırmasını sağladı. Eisenhower bazı işleri başka insanlara devretti. Bazılarını ise tamamen ortadan kaldırdı. Kısacası sistemin temelinde önemli ve acil arasındaki fark vardı.
Eisenhower Karar Matrisi Nasıl Kullanılır?
Eisenhower Matrisi oldukça basit bir yöntemdir. Matrisin üst sırasında hayatımızdaki en önemli görevleri ve sorumlulukları görürüz. Bu işler bizden bilinçli dikkat ve aktif çaba ister.
İş hayatında bütçeyi yönetmek, şirketin geleceğini etkileyen uzun vadeli bir projeyi yürütmek veya günlük operasyonları sürdürmek bu gruba girer.
Kişisel hayatımızda sağlığımıza dikkat etmek, sevdiklerimizin sağlığıyla ilgilenmek, bir ilişkiyi ya da evliliği sürdürmek, ev satmak veya iş kurmak da önemli işler sayılır. Genellikle hayatımızı ya da işimizi en çok etkileyen konular en önemli işlerdir.
Yine de bir işin çok önemli olması, onunla ilgili her görevi hemen yapmamız gerektiği anlamına gelmez. Bazı işleri bir süre erteleyebiliriz. Bazı işlere başlamak için doğru zamanı beklememiz gerekir. Bazen de önce başka birinin adım atmasını bekleriz.
Bu noktada aciliyet devreye girer. Matrisin üst sırasında yer alan önemli işleri ikiye ayırırız. Hemen yapmamız gerekenler ve planlayıp daha sonra yapabileceklerimiz. Önemli işleri erteleyebiliriz, ama tamamen unutmamalıyız. Çünkü gelecekte mutlaka onlarla ilgilenmemiz gerekir.
1. Bölüm: Hemen Yap (Acil ve Önemli)
“Yap” bölümündeki işleri mümkün olan en kısa sürede tamamlamamız gerekir. Bu gruptaki işler genellikle son teslim tarihleriyle ilgilidir. Dönem ödevleri, mahkemeye sunulması gereken belgeler, araç kayıt işlemleri ve okul başvuruları buna örnektir.
Acil durumları önlemek için tamamlamamız gereken işler de bu gruba girer.
“Yap” bölümündeki görevleri hemen, gün sonuna kadar veya en geç ertesi gün tamamlamamız gerekir. Bu işler çoğu zaman kaygı yaratır. Çünkü genellikle yapmak istemediğimiz, yüksek çaba isteyen ancak yine de tamamlamak zorunda olduğumuz görevlerdir.
2. Bölüm: Planla (Önemli ama Acil Değil)
İkinci bölümde, önemli ama hemen yapılması gerekmeyen işler yer alır. Bu işleri bir noktada mutlaka yaparız, fakat bugün tamamlamadığımızda büyük bir sorun yaşamayız.
Yine de onları görmezden gelemeyiz. Büyük bir müşteriyle toplantı ayarlamak, çatıdaki sızıntı için tamir tarihi belirlemek, ders veya iş belgelerini okumak ve uzun vadeli bakım işleri bu gruba girer.
Önce acil sorunları çözmek gerekir. Ardından bu işleri yakın gelecek için planlarız. Ancak planı çok sıkışık yapmamalıyız. Aksi hâlde gerçekten acil ve önemli işlere yer kalmaz.
“Planla” bölümündeki işler, haftalık ve aylık düzenin önemli bir parçasıdır. Bu işleri fazla ertelersek zamanla acil bir soruna dönüşebilirler.
3. Bölüm: Devret (Acil ama Önemli Değil)
Matrisin en kafa karıştırıcı bölümü muhtemelen “önemli değil ama acil” bölümüdür. Bu işler hızlıca yapılmak ister, fakat onları sizin yapmanız gerekmez.
Telefon aramaları, e-postalar ve araya giren küçük talepler bu gruba girer. Boş zamanınızda ilgilenebilirsiniz, ama önemli bir işin ortasındayken dikkatinizi dağıtırlar.
Bir şirketin CEO’su olduğunuzu düşünün. Müşteri destek e-postaları acil olabilir, fakat bunları sizin yanıtlamanız gerekmez. Bu tür işleri programınızdan çıkarıp uygun birine devretmeniz daha doğru olur.
4. Bölüm: Yapma (Ne Acil Ne Önemli)
Son bölümde ne önemli ne de acil olan işler yer alır. Sosyal medyada oyalanmak, arka arkaya dizi izlemek, uzun telefon görüşmeleri yapmak veya hobilere gereğinden fazla zaman ayırmak bu gruba girer.
Bu işler bazen dinlenmek için faydalı olabilir. Ancak önemli bir işin ortasındayken dikkatinizi dağıtır ve zamanınızı sessizce tüketir. Bu yüzden onları programınızın merkezine koymayın. Önce gerçekten önemli işleri tamamlayın, sonra boş zamanınızda bu etkinliklere yer verin.
Sonuç olarak
Çoğu zaman bizi yoran şey çoğu zaman işlerin fazlalığı değil, hangi işe önce odaklanacağımızı bilememektir. Beynimiz her şeyi acil gibi gösterdiğinde paniğe kapılır ve gerçekten önemli olanı gözden kaçırırız.
Önemli ve acil arasındaki farkı görmek, zamanı daha bilinçli kullanmamızı sağlar. Her hızlı cevap isteyen iş öncelik değildir. Her sessiz kalan iş de önemsiz değildir. Bu ayrımı yapabildiğimizde kaygımız azalır, erteleme davranışımız zayıflar ve enerjimizi gerçekten sonuç doğuran işlere yöneltebiliriz.
Kaynaklar ve ileri okumalar:
- The Eisenhower Matrix. The Decition Box. Bağlantı: The Eisenhower Matrix
- Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). The Mere Urgency effect. Oxford University Press, 45, 673-690. https://doi.org/10.1093/jcr/ucy008
- Bratterud, H. et al. (2020). The Sung Diagram: Revitalizing the Eisenhower Matrix. In A-V Pietarinen et al. (Eds.), Diagrams 2020, LNAI 12169, 498-502
Matematiksel
