Patronunuzun ya da öğretmeninizin önemli bir sunum hazırlamanızı istediğini varsayalım. Bunu tamamlamak için bir kaç gününüz var. Ancak bu esnada zaten yapılacaklar listeniz tamamen dolu. Bunu bir araya sıkıştırmanız gerekiyor ama bu hiç de kolay gözükmüyor. Bu durumun endişe verici olması oldukça normal. İşte bu noktada, Eisenhower Karar Matrisi öncelikleriniz hakkında düşünmenize yardımcı olabilir. Bu sayede hangi faaliyetlerinizin önemli ve hangilerinin esasen dikkat dağıtıcı olduğunu belirleyebilirsiniz.
Öncelikle hatırlamanız gereken bir durum var. Bir seferde yalnızca bir yüksek konsantrasyonlu aktiviteyi tam olarak gerçekleştirebilirsiniz. Beyniniz aynı anda iki aktiviteye odaklanamaz. Örneğin bu makaleyi okurken biri sizinle konuşmaya başladığı zaman, hem okuyup hem de ona cevap veremeyeceğiniz çok açıktır.
Beyniniz her iki aktiviteyi (okuma ve dinleme) aralarında hızla geçişler yapmaya çabalar. Ancak bu esnada da kendinden bir şeyler vermek zorundadır. Bu nedenle ya etkinliklerden birini yavaşlatmak zorunda kalırsınız ya da birini veya her ikisini çok daha kötü yaparsınız. Bu ancak TV izlerken çamaşırları katlamak veya spor salonunda egzersiz yaparken müzik dinlemek gibi faaliyetlerde işe yarar. Buna karşılık, sürüş sırasında mesajlaşmaya çalışırsanız sonuç riskli ve hatta ölümcül olacaktır.
Ayrıca aktiviteler arasında sürekli geçiş yapıyorsanız, çok fazla yaratıcı düşünme yapmıyorsunuz demektir. Demek ki yapılması gereken işleri belli bir önem sırasına göre planlamak ve ardından birer birer yapmak gerekir. Ancak bunu nasıl yapabiliriz?
Bu noktada 1953’ten 1961’e kadar iki dönem görev yapan ve üretkenliği ile tanınan Eski ABD Başkanı Dwight Eisenhower’u anımsamamız gerekir. Kendisi bir konuşmasında “Önemli olan nadiren acildir ve acil olan nadiren önemlidir.” sözlerini kullanmıştı. Onun bu farkındalığı sonraki süreçte adı ile anılan matrisin geliştirilmesinde işe yaradı.
Eisenhower Karar Matrisi Nedir?
Eisenhower’ın harekete geçme ve görevlerinizi organize etme stratejisi basittir. Aşağıdaki karar matrisini kullanarak eylemlerinizi dört olasılığa göre ayıracaksınız. Bu matrisin en güzel yanı, uzun zamanlı planlamalar (“Her hafta zamanımı nasıl harcamalıyım?”) ve daha küçük, günlük planlar (“Bugün ne yapmalıyım?”) için kullanılabilmesidir. Eisenhower karar matrisi aşağıdaki gibi düşünülebilir.
- Acil ve önemli (hemen yapacağınız görevler).
- Önemli, ancak acil değil (daha sonra yapmayı planlayacağınız görevler).
- Acil ama önemli değil (başkasına devredeceğiniz görevler).
- Ne acil ne de önemli (ortadan kaldıracağınız görevler).
Acil ve önemli faaliyetlerin iki farklı türü vardır: önceden tahmin edemediğiniz şeyler ve son dakikaya bıraktığımız işler. Zamanınızı doğru kullanarak son dakikaya bıraktığınız işlerden kurtulabilirsiniz. Ancak, bazı sorunları ve krizleri her zaman tahmin edemez veya önleyemezsiniz. Bu nedenle günlük planlama yaparken en akıllıca yaklaşım bu tip durumlar için fazladan bir miktar zaman ayırmanızdır. Çünkü matrisin ilk bölmesindeki işler hemen yapılmaz zorunda olanlardır.
Bu matriste zamanınızı optimize edebileceğiniz bölüm ikinci bölümdür yani acil ama önemli olmayan işlerdir. Bunlar, kişisel ve profesyonel hedeflerinize ulaşmanıza ve önemli işleri tamamlamanıza yardımcı olan faaliyetlerdir. Bunları düzgün bir şekilde yapmak için bolca zamanınız olduğundan emin olun, böylece acil hale gelmezler. Ayrıca, öngörülemeyen sorunlarla başa çıkmak için programınıza yeterli zaman ayırmayı unutmayın.
Bu arada bu bölümdeki işlerin kolaylıkla bir sonraki bölümdeki çeldiricilerden etkileneceğini unutmayın. 3. bölümde bulunan dikkat dağıtıcı şeylerin zamanınızın tümünü çalmasına izin verirseniz bu bölümdeki görevleri asla zamanında bitiremeyebilirsiniz.
Eisenhower Matrisinin Son İki Bölümü Size Zaman Kazandırabilir
Acil ama önemli olmayan görevler, hedeflerinize ulaşmanızı engelleyen şeylerdir. Kendinize bunları yeniden planlayıp ayarlayamayacağınızı veya yetkilendirip devredemeyeceğinizi sorun. Bu tür faaliyetlerin ortak kaynağı genellikle diğer insanlardır. Bazen insanlara kibarca “hayır” demek ya da onları sorunu kendi başlarına çözmeye teşvik etmek daha uygun olacaktır. Hayır demek istemiyorsanız bunu da çizelgenize alıp, müsait olduğunuza zamanları bu kişiler ile paylaşabilirsiniz.
Son bölümdeki faaliyetler de sadece dikkat dağıtıcıdır. Bunlardan mümkün oldukça kaçınmanız gerekmektedir. Ancak bu bölümdeki şeyler anında tatmin sağladıklarından (yoğun bir işi hızlı bir şekilde tamamlamak gibi) veya eğlenceli olduklarından (akılsız telefon oyunları gibi) çekici ve dikkat dağıtıcı şeyler olabilir.
Hayatınızda boş zaman da bırakmalısınız. Bu nedenle bundan tamamen kurtulmak da sağlıksız olacaktır. Ancak uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza engel olmaması için zamanınızın ne kadarının boş zaman ve önemsiz faaliyetlere harcandığını değerlendirmek önemlidir.
Dördüncü çeyrek faaliyetleri ayrıca yanlış aciliyet sunma kapasitesine de sahiptir (çoğu e-posta ve metin gibi). Sürekli olarak sizi kesintiye uğratmalarına izin verirseniz, çoklu görevin olumsuz etkilerinden etkilenirsiniz. Bunun sonucunda 2. ve 4. bölüm arasında sürekli git gel yaparak, performansınızın olumsuz etkilenmesine neden olursunuz.
Sonuç olarak, Eisenhower matrisi odaklanmanız gereken ve göz ardı etmeniz gereken faaliyetleri hızla belirlemenize yardımcı olur. Zamanınızı öncelik sırasına koymak için bu aracı kullandığınızda, önemli, uzun vadeli hedeflere doğru çalışırken aynı zamanda gerçekten acil sorunlarla da ilgilenebilirsiniz.
Bu yazılarımıza da göz atmak isteyebilirsiniz.
Kaynaklar ve ileri okumalar:
- How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”; Bağlantı: https://jamesclear.com/eisenhower-box
- Eisenhower’s Urgent/Important Principle; Bağlantı: https://www.mindtools.com/
- Focus on what’s important, not just urgent; Yayınlanma tarihi: 27 Temmuz 2018; bağlantı: https://www.theguardian.com/
Dip Not
Matematiksel, tamamen gönüllü bir ekip tarafından 2015 yılından beri yürütülen, Türkiye’de matematiğe karşı duyulan önyargıyı azaltmayı hedefleyen, öğretmenler tarafından kurulmuş bir bilim platformudur. Bu sitenin tek kazancı sizlere göstermek zorunda kaldığımız reklamlardır. Yüksek okunurluk düzeyine sahip bir web sitesi barındırmak ne yazık ki oldukça masraflıdır. Bu konuda bizi anlayacağınızı umuyoruz. Ayrıca yazımızı paylaşarak da büyümemize destek olabilirsiniz. Matematik ile kalalım, bilim ile kalalım.
