YAŞAM

İzole Günlerde Çalışma Hayatı Sanal Ortama Nasıl Taşınabilir?

Çok şeyin bir anda değiştiğine şahit olduk  ve bu yüzden hem şirketler, hem de çalışanlar ayakta kalmak istiyorlarsa yaklaşan değişikliklere hazırlanmalı, çalışma hayatı mümkün olduğu kadar evden de sürdürülebilmeli.

Peki ama, bu değişikliklere nasıl hazırlanılır?

Çalışma Ekibi İle İletişimi Nasıl Verimli Hale Getirebilirsiniz?

1- Farklı iletişim kanallarından (e-posta, metin, IM, Skype, Slack, Zoom, WebEx, WeChat, Meet,…) hangisi kullanacağınıza karar verme ve verimlilik beklentileriniz konusunda ekibinize karşı açık olma zamanı. Sizin bildiklerinizi zaten bildiklerini varsaymayın.

2-Belgeleri paylaşmak için bir sistem oluşturun. Henüz yapmadıysanız, şimdi dosya paylaşmak için Google Dokümanlar veya Dropbox gibi dosya paylaşım uygulamalarını kullanmayı öğrenin.

3- Çalıştığınız ofiste bir gününüz nasıl geçiyorsa benzer alışkanlıklarınızı sürdürmeye çalışın. Komik gifler göndermek, işle ilgisi olmayan gündem olaylarından bahsetmek, spor hakkında konuşmak, vb….Bunlar izolasyonda olduğunuz gerçeğini hafifletmeye yarayacaktır.

4- İş arkadaşlarınızı gün içinde arayın, mesaj atmayın ve meslektaşlarınızla konuşurken arada sırada onlara nasıl olduğunu da sorun.

5- Ekibinize size ne zaman ulaşabileceklerini bildirin. Bitirilen işlerin ne zaman teslim edilmesini istiyorsunuz? Günlük ve haftalık güncellemeler istiyor musunuz? Açık olun.

6- Ne kadar çok iletişimde olursanız ve yapılması gerekenleri ne kadar ayrıntılı açıklarsanız  o kadar az yanlış anlama meydana gelir ve daha sorunsuz bir çalışma ortamı oluşur. Tüm bunlar, özellikle siz ve ekibiniz farklı saat dilimlerinde çalışıyorsa daha da önem kazanır. 

7- Her ekibin ve çalışma ortamının kendine özgü dinamikleri olacaktır. Bu yüzden iş arkadaşlarınızla ya da çalışanlarınızla sürekli olarak iletişimde olun ve bu şekilde evden çalışmak zorunda olduğunuz sürede nasıl daha verimli olabileceğinizi tartışın.

Konferans Görüşmeleri Nasıl Daha Verimli Hale Getirilir?

1.Her zaman bir gündeminiz olsun

Toplantıyı planlayan kişinin bir planı yoksa herkes sıkılmaya başlar. Bir gündeminiz yoksa kimsenin zamanını boşuna almayın. Kısa da olsa mutlaka bir taslak önünüzde olsun.

Toplantının belli bir saatte başlayacağının en azından bir gün önce duyurulması ve gündeme ilişkin bir slaytın ya da metnin önceden herkesin erişimine sunulması da katılımcılar açısından çok iyi olacaktır. Böylece toplantı sırasındaki durgunlukların da önüne geçmiş olursunuz.

2.Toplantıya katılamayacaksanız mutlaka bildirin

Zamanında hazır olmak sizin dışınızdaki ekip arkadaşlarınızın beklemesini önler. Toplantıya katılmayacaksanız veya geç kalacaksanız, en kısa sürede ekip liderine bu durumu bildirin. Birilerini beklemek konferansın süresini uzatır.

Daha da kötüsü, herkes orada olduğunuzu düşünürken siz çoktan toplantıyı terk etmiş olmayın. Bazı uygulamalar siz ayrıldığınızda bile oradaymışsınız gibi sizi online gösterebilir belki ama dürüst ve açık bir şekilde o saatte işiniz varsa bunu ekip arkadaşlarınıza önceden bildirmeniz daha iyi olacaktır.

3.Güncellemelere öncelik verin

Toplantıya katılan kişi sayısı fazla ise toplantının içeriğinde önemli olan şeylerin önce konuşulması gerekecektir. Toplantının belirli bir zamanda biteceğini başından söylemek de önemli konuların öncelikle konuşulup bitirilmesinde yardımcı olacaktır. Önemli olan kısımlarda not tutulmasını hatırlatmak da gerekebilir.

4.Toplantı için gerekli ekipmanlarınızı kontrol edin

Oturum açmak için toplantıdan birkaç dakika öncesine kadar beklemeyin. Toplantı başlamadan önce videonuzu ve sesinizi test edin. Cep telefonlarında güçlü bir sinyal olduğundan emin olun. Bilgisayardan bağlanacaksanız internet bağlantınızın iyi olduğundan, bilgisayar kamerasının, hoparlörlerin, mikrofonun çalıştığından, kullandığınız video-görüşme platformuna bağlı olduğunuzdan emin olun.

 5. Yüksek sesle konuşun

Harika bir bağlantınız, kristal berraklığında bir görüntü kaliteniz olabilir ve neredeyse toplantıya katılan herkesle aynı odada olduğunuzu hissedebilirsiniz. Ancak, herkes aynı bağlantı kalitesine sahip olmayacaktır.

Takım arkadaşlarınızı mükemmel bir şekilde duyabilseniz bile, onlar sizi duyamayabilir bu yüzden her zaman net ve yüksek sesle konuşun (ama elbette bağırmayın) ve herkes tarafından duyulup duyulmadığınızı sorun. Neticede ASMR videosu hazırlamıyorsunuz.

6. İsminizi söyleyin

Konuşmaya başladığınızda, kendinizi tanıtın, “Ben Ali Akça ve bir sorum var” veya “Merhaba, Selin Saren, o noktaya şunu da eklemek istiyorum.” şeklinde konuşmak herkesin dikkatini toplar ve daha kolay iletişim kurmayı sağlar. Yoksa kimsenin sonradan harika soru ve yorumların ardında kim olduğunu araştırma hevesi olmaz:P

7. Sessiz(mute) düğmesini kullanın

Uzun süre yerinizde oturamıyor olabilirsiniz ancak bu yüzden karşı taraftakiler sizden gelen tuhaf sesleri dinlemek zorunda değil. Sessizce oturuyor olsanız bile herhangi bir şekilde konuşmaya katılmayacağınızı biliyorsanız sessize alın kendinizi. “Sesi aç” tuşuna basmak, garip sesler çıkaran personel olarak bilinmekten çok daha iyi olur.

Dikkat dağınıklığı yaratıp konuşan kişiyi rayından çıkaran veya dikkatini bozan şeylere izin vermeyin. Telefon veya bilgisayarınızın bildirim seslerini kapatın.

8. Sükut her zaman altın değildir

Konuşma zamanı geldiğinde sesinizi açmayı unutmayın. Neticede bir ekip olarak bir araya geldiniz ve komik olduğunuzu düşünüyor olsanız da ilerideki toplantılar için yararlı olabilecek fikirleriniz var. Söyleyin ve tepkiler ne olursa olsun çalışma grubunuzun bir üyesi olduğunuzu her zaman hissettirin.

Sağlıklı günler dileğimizle…

Okumaya devam edin: Evden Çalışmak Nasıl Verimli Hale Getirilir?

Kaynaklar:

Techrepublic, 13 etiquette tips for video conference calls, Erişim bağlantısı: https://www.techrepublic.com/article/13-etiquette-tips-for-video-conference-calls/

ZDnet, Working from home: The future of business is remote, Erişim bağlantısı: https://www.zdnet.com/topic/working-from-home-the-future-of-business-is-remote/

Inc.com, 23 Essential Tips for Working Remotely, https://www.inc.com/lindsey-pollak-eileen-coombes/remote-work-home-productivity-communication-self-care-morale-team.html

Matematiksel

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Başa dön tuşu